Tonnis van Dam

7 stappen die nodig zijn voor succesvol benchmarken, met behulp van de COMPARE-methode

Succesvol benchmarken lukt maar op één manier: een gestructureerde aanpak. Wij helpen verenigingen om benchmarking onder leden succesvol, efficiënt, effectief en met enorme waarde uit te voeren. Om u te helpen een gestructureerde aanpak te hanteren, hebben wij de COMPARE-methode ontwikkeld.

De COMPARE-methode helpt bij het uitvoeren van succesvolle benchmarks door gebruik te maken van een gestructureerde aanpak. Voordeel van een dergelijke aanpak is dat je een stapsgewijze werkwijze volgt, waarbij elke volgende stap pas kan starten als de vorige stap is afgerond. En bij het afronden van elke stap krijgt u helder zicht op de kwaliteit van de (potentiële) benchmark. Ander voordeel is dat als u de stappen volgt zoals beschreven, u een succesvolle benchmark creëert, die relevant en waardevol is voor uw doelgroep, en voor uzelf.

De COMPARE-methode bestaat uit de volgende 7 stappen:
  1. Consciousise (bewustwording)
  2. Organise (organiseer)
  3. Measure (meet)
  4. Picture (verzamel)
  5. Analyse (analyseer)
  6. Realise (realiseer)
  7. Evaluate (evalueer)
ConsciousiseOrganiseMeasurePictureAnalyseRealizeEvaluate

Zie de 7 stappen als een wiel. Als je de evaluatiestap hebt afgerond, begin je opnieuw met het bewust worden. De stappen herhalen zich, omdat u benchmarking als een dienst wilt doen, waarbij u in de loop van de tijd veel verschillende benchmarks wilt aanbieden, en niet als een eenmalig project. Laten we ons meer in detail op de stappen concentreren.

Consciousise (bewustwording)

Toegegeven, Consciousise is geen correct Engels woord. Maar het klinkt veel beter dan ‘bewust worden’. Bewustwording is erg belangrijk als je begint met benchmarken. U moet uzelf afvragen WAAROM u aan benchmarking wilt doen? Wat is voor u de reden om aan benchmarking te doen? Heeft jouw doelgroep erom gevraagd? Wilt u extra omzet creëren? Wat is uw doel voor benchmarking?

Wees je ervan bewust dat benchmarking alleen succesvol kan zijn als de deelnemers erom hebben gevraagd of als je ziet dat ze het moeilijk hebben en denkt dat het aanbieden van benchmarking hen zou kunnen helpen. Net als een product moet het een probleem oplossen of aan een vraag voldoen. Daarom heb je een vraag van je publiek nodig. Van daaruit kunt u direct aan nog meer deelnemers vragen of zij geïnteresseerd zijn. Dit kan telefonisch, maar ook via een kleine ledenenquête. Zorg ervoor dat u hen in ieder geval de volgende vragen stelt:

  • Wilt u uw organisatie/individuele (professionele) resultaten zien vergeleken met uw branchegenoten? Een vergelijking kan betrekking hebben op salarissen, financiële en operationele prestaties, capaciteiten, enz.
  • Wat zijn de drie belangrijkste aandachtspunten die u graag behandeld zou zien in een benchmark?
  • Wat zijn de drie belangrijkste resultaten (zoals KPI’s) waarvan u wilt dat de benchmark u inzicht geeft?

Alleen als naar uw mening voldoende leden van uw doelgroep hebben aangegeven dat zij graag voor hen benchmarking zouden willen doen, en alleen als u denkt dat u de beste partij bent om deze benchmarking uit te voeren, dan kunt u overgaan tot stap 2, organiseren.

Organise (organiseer)

Voorbereiding is 90% van het succes. Dat is een veel voorkomende verklaring voor het meeste werk dat wordt gedaan. Het geldt ook voor benchmarking en wat ik ‘organiseren’ noem. Organiseren omvat het opstellen van de juiste vragenlijst, het vinden van partners, het voorbereiden van de communicatie.

Het begint allemaal met het creëren van een team binnen uw vereniging. Wie wordt verantwoordelijk voor de benchmark? Wie zullen er nog meer in het team zitten? Wat zijn hun capaciteiten? Hebben ze tijd om de benchmark uit te voeren? Het is belangrijk dat je binnen je team minimaal over de volgende capaciteiten beschikt: marketing (je moet de benchmark verkopen), data-analyse (je moet de aangeleverde data analyseren), rapportschrijven (je moet rapporten schrijven zoals bijvoorbeeld een marktrapport met waardevolle en relevante informatie, en je moet de capaciteit hebben om de juiste vragen te stellen en de vragen goed te stellen.

De capaciteitsanalyse doe je met je team. Als je merkt dat je bepaalde capaciteiten mist, kun je kijken of je deze capaciteit buiten je vereniging kunt inhuren. Er zijn buiten de organisatie veel benchmarkconsultants, data-analisten en marketingprofessionals die u kunt inhuren. En als u zich prettiger voelt bij het uitbesteden van het project of een deel van het werk, dan kunt u op zoek gaan naar een outsourcingpartner.

Samen met het team bereid je het benchmarkingproject voor. Een gedegen voorbereiding begint met het vullen van een benchmarkmodelcanvas.

Revenue modelsWhyGoalMember groupsDeliveryCommunicationBenchmark valuepropositionBenchmarkactivitiesBenchmarkResourcesBenchmarkPartnersCosts

Dit canvas is afkomstig uit het businessmodelcanvas, gemaakt door Alexander Ostenwalder & Yves Pigneur1. Het bevat de 9 bouwstenen voor een gedegen voorbereiding van een benchmark. Vul eerst het waarom en het doel van benchmarking in.

  1. Ledensegmenten: Wat zijn de ledensegmenten die u met uw benchmark wilt bedienen? Om erachter te komen wat uw leden echt van u nodig hebben, moet u weten wie ze zijn. Zijn alle leden onderworpen aan een benchmark? Of heeft u meer ledengroepen, waarvoor meerdere benchmarks interessant kunnen zijn? Wat weet je over deze ledengroepen? Wat zijn hun pijnen? Wat zijn hun winsten waar ze naar op zoek zijn? Hoe zijn ze georganiseerd? Wie heeft er om marktinformatie, vergelijkingen, benchmarks gevraagd?
  2. Waardepropositie: Welke producten en diensten creëren we voor de ledensegmenten? Hoe verlichten deze producten en diensten hun pijn, creëren ze winst en helpen ze hen beter te organiseren? Wat zullen de voordelen en de voordelen van de voordelen zijn voor de ledensegmenten?
  3. Kanalen: Hoe leveren we de benchmark? Wilt u een papieren rapport? Wilt u een online enquête? Hoe voeg je waarde toe bij het leveren van de benchmark?
  4. Communicatie/relaties: Hoe communiceren we met de ledensegmenten over de benchmark en hun eisen? Hoe betrekken we ze bij het proces van succesvolle benchmarking?
  5. Inkomstenstromen: hoe gebruiken we de benchmark om meer inkomsten te genereren? Willen we een gratis benchmark voor iedereen of voor sommigen? Welke prijsstelling kunnen we gebruiken?
  6. Key resources: Welke key resources hebben/nodig hebben we voor de benchmark? Denk aan de belangrijkste middelen die nodig zijn voor communicatie, het genereren van inkomsten en levering. Denk hierbij aan gespecialiseerde medewerkers, hulpmiddelen, financiering etc.
  7. Kernactiviteiten: Wat zijn de belangrijkste activiteiten die gedaan moeten worden? Eerst op hoog niveau, later meer in details. Denk aan het maken van een relevante vragenlijst, motiverende communicatie, datavalidatie, rapportage. Als je tools gaat gebruiken, denk er dan over na om deze tools te implementeren.
  8. Sleutelpartners: Wat zijn de belangrijkste partners in dit model? Dit kunnen leveranciers van tools, outsourcing of personeel zijn. Dit kunnen ook partners zijn die, net als andere verenigingen, samenwerken in dit project.
  9. Kosten: Wat zijn de belangrijkste kostenfactoren en wat zijn de verwachte kosten ervan? Vermeld de verwachte personeelsuren, licenties voor tools, kosten voor outsourcing, kosten voor communicatie, kosten voor het genereren van inkomsten, enz.

Begin met het vullen van het benchmarkmodelcanvas op een hoger niveau, om een compleet beeld van het project te creëren. Werk vervolgens elk blok verder uit. Dit geeft een waardevol inzicht in alles wat nodig is voor succesvolle benchmarking.

Het benchmarkmodel geeft u een duidelijk beeld van uw benchmarkproject. Nu bent u klaar om uw partners te selecteren en de middelen te verkrijgen die u nodig heeft.

  • Als u de benchmarking van een deel ervan wilt uitbesteden aan een derde partij, zult u een outsourcingpartner moeten zoeken. Bepaal wat u wilt uitbesteden en gebruik uw aankoopprocedures om een goede te vinden. Zij zullen het grootste deel van het komende werk doen, zij het samen met jouw team.
  • Als u zelf de benchmark wilt doen en gebruik wilt maken van een geavanceerde benchmarktool of gewoon een enquêtetool, dan is het tijd om de juiste tool te vinden. Gebruik uw aankoopprocedures om het juiste gereedschap en de bijbehorende diensten te vinden. Houd mobiel in gedachten, zodat je de enquête ook op handhelds kunt uitvoeren. Misschien kan een deel van het komende werk door de toolprovider worden gedaan.
  • Als u extra teamleden, zoals specialisten, nodig heeft om u te helpen, zoek ze dan nu. Gebruik uw aankoopprocedures om de juiste adviseur te vinden.

Samen met uw team en benchmarkpartners maakt u een relevante vragenlijst(en). Dit omvat kwalitatieve en kwantitatieve vragen die de deelnemende leden inzicht geven, wanneer zij zichzelf vergelijken tijdens de rapportage. Denk bij kwantitatieve vragen aan datapunten en bijbehorende key performance indicators. Een vragenlijst voor professionals is een totaal andere vragenlijst dan een vragenlijst voor organisaties. Houd er dus rekening mee voor wie u de vragenlijst maakt. Houd er ook rekening mee dat de vragen voor hen relevant moeten zijn.

Stel gegevenskwaliteit in ter verbetering van validatieregels. Deze regels zijn nodig om elke ingediende vragenlijst te kunnen controleren op de kwaliteit van de gegevens. De hoeveelheid validatieregels is sterk afhankelijk van het soort vragen en de lengte van de vragenlijst. Kwaliteitsvragen hoeven niet gevalideerd te worden. Hoeveelheidsvragen kunnen onderworpen zijn aan validatie.

Last but not least is het belangrijk om alle communicatie voor te bereiden. Maak indien van toepassing een speciale website voor de benchmark. Maak alle e-mails, nieuwsbriefartikelen en promotiemateriaal. Zorg ervoor dat daarin staat ‘wat levert het mij op’, want je moet je leden overtuigen om deel te nemen en gegevens in te dienen.

Implementeer de tools die je hebt besloten te gebruiken en test deze grondig.

Measure (meet)

Wanneer u klaar bent met de implementatie en zeker weet dat alles werkt zoals verwacht, kunt u beginnen met meten. Meten heeft alles te maken met het verkrijgen van data en het garanderen van de hoogste kwaliteit.

Stuur uitnodigingen naar de beoogde ledengroep(en). Zorg ervoor dat alle andere kanalen ook zijn ingesteld. Als ook anderen dan de uitgenodigde leden kunnen deelnemen, update dan de website met de link naar de enquête. Kondig aan dat de benchmark openstaat voor gegevensinvoer.

Controleer regelmatig hoeveel deelnemers je hebt en handel daar naar. Als er minder deelnemers zijn dan verwacht, stuur dan herinneringen naar degenen die nog niet hebben gereageerd.

Valideer elke ingediende vragenlijst, afhankelijk van de noodzaak van validatie. Ik heb verschillende kwantitatieve benchmarkprojecten zien mislukken vanwege een gebrek aan validatie. U kunt niet rechtstreeks vertrouwen op de verstrekte gegevens. Om er zeker van te zijn dat de data van goede kwaliteit zijn, heb je een soort validatiecheck nodig. Als u een vragenlijst van een deelnemer aantreft met mogelijke fouten, vraag de deelnemer dan om uitleg en handel overeenkomstig.

Zorg voor voldoende deelnemers met gevalideerde vragenlijsten. Zolang je niet voldoende kwalitatieve deelnemers hebt, ben je nog niet klaar om door te gaan naar de volgende stap.

Picture (verzamel)

Nu je alle gegevens hebt en je de kwaliteit van de gegevens hebt gecontroleerd en verbeterd, ben je klaar om een beeld te maken van de resultaten.

Download alle gegevens naar Excel of een analysetool en zoek naar relevante referentiegroepmogelijkheden. Een referentiegroep is een groep deelnemers met min of meer dezelfde resultaten op een specifieke vraag in de vragenlijst. Dit kan regio, omvang, leeftijd, functie, afdeling, % van de kosten etc. zijn. Bijvoorbeeld leeftijd 15-24, 25-34, 35-44, 45-54, 55-64, 65 jaar en ouder, of regio noord , midden, zuid of per staat of land.

Zorg ervoor dat elke groep voldoende deelnemers heeft om iets over de groep te kunnen zeggen. Is een groep met slechts twee deelnemers te klein, dan geef je bijna individuele gegevens vrij. Een groep moet minimaal 10 deelnemers bevatten, maar soms zijn minder deelnemers verdedigbaar. Als groepen te klein zijn, combineer ze dan of betrek ze helemaal niet.

Maak een boek met tabellen van de statistische waarden van elke groep. Deze waarden omvatten het aantal antwoorden, het gemiddelde, de structuur, kwartielen, decielen, hoogste, laagste, som. De benodigde waarden verschillen per vraag. Voor een kwalitatieve vraag heb je het aantal antwoorden en de structuur nodig. Voor key performance indicators heb je gemiddelde, kwartielen, decielen, hoogste, laagste en aantal antwoorden nodig.

Nu heb je een compleet beeld van de resultaten van de benchmark. En u kunt doorgaan met analyseren.

Analyse (analyseer)

Groepsresultaten moeten worden geanalyseerd om verschillen tussen de verschillende groepen te kunnen ontdekken en verklaren. Het kan best interessant zijn om te zien welke groep de beste resultaten behaalt. Dit geldt zowel voor individuele prestatiebenchmarks als voor algemene benchmarkingstudies. Bij individuele prestatiebenchmarks kan het waardevol zijn om te ontdekken welke deelnemer over het geheel genomen de beste prestaties levert, waardoor een soort best practice ontstaat.

Zie je bij bepaalde vragen vreemde groepswaarden, ga dan terug naar de individuele gegevens om te kijken of er fouten zijn gemaakt of ga terug naar de syntaxis van berekeningen om te kijken of de berekening klopt. Als je bijvoorbeeld ziet dat de laagste waarde op het uurtarief 0, of 10 is, dan is dit te laag. Zoek de deelnemer(s) met deze foutieve gegevens en wijzig (verwijder, wijzig) de invoer. Raadpleeg indien nodig de deelnemer. Natuurlijk had je dit in de validatiestap moeten doen, maar mijn ervaring is dat het altijd mogelijk is dat je er een of twee mist.

Bepaal zelf wat interessant is om in het rapport op te nemen. Hierbij kunt u denken aan de lijst met vragen, de relevante referentiegroepen en de uitleg van verschillen.

Realise (realiseer)

In de realisatiestap schrijft en maakt u de rapporten. Schrijf het algemene (markt)rapport met de resultaten van de analysestap. Bepaal welke vragen je op welke pagina bespreekt en welke tabellen en grafieken je wilt opnemen. Probeer vragen, datapunten en belangrijke prestatie-items die op elkaar betrekking hebben, op dezelfde reeks pagina's te combineren.

Maak bij prestatiebenchmarks ook de individuele rapporten voor elke deelnemer. Het individuele rapport voor een specifieke deelnemer bevat de eigen gegevens en de groepswaarden van een relevante referentiegroep. Verstuur het rapport(en) naar de deelnemers.

Als u gespecialiseerde benchmarkingsoftware gebruikt, bepaalt u zelf de rapportsjablonen en laat u de deelnemers hun eigen rapporten maken met relevante datapunten en groepswaarden van referentiegroepen naar keuze.

Als u besluit om aanvullende benchmarkingdiensten aan te bieden, zoals training, individuele analyse, rondetafelgesprekken, webinars over resultaten, implementeer deze dan en bied ze aan de deelnemers aan.

En voltooi uw communicatie. Communiceer over de resultaten met persberichten, samenvattingen en eventuele downloads op de website (openbaar of besloten lidmaatschapsgedeelte).

Evaluate (evalueer)

De laatste stap is de evaluatie van het totale benchmarkproject. Ga samen met je team zitten om te bespreken wat er goed ging en wat er fout ging. Wees eerlijk, want evaluatie is bedoeld om te leren en te verbeteren.

Vraag deelnemers naar hun ervaringen en feedback. Je bent verplicht om dit aan de deelnemers te vragen, aangezien zij de tijd en moeite hebben genomen om deel te nemen. Hebben ze de waarde ervaren die ze verwachtten? Is de benchmark relevant voor hen? Wat maakte dat ze deelnamen? Wat was moeilijk voor hen? Welke vragen zouden zij adviseren om de volgende keer te beantwoorden? En welke kunnen beter buiten de benchmark worden gelaten?

Vraag niet-deelnemers waarom ze niet hebben deelgenomen. Je moet deze feedback van je leden kennen om de volgende keer je aanpak aan te passen. Soms zijn het gewoon woorden in je communicatie die niet goed werkten. Soms willen ze er gewoon geen tijd aan besteden. Of ze zien de waarde ervan niet in.

Bewaar alle feedback veilig, zodat je deze kunt gebruiken in de volgende versie van de benchmark.

Samenvattend

We hebben de zeven stappen besproken die nodig zijn voor succesvol benchmarken. Deze stappen zijn van toepassing op elk benchmarkingproject, maar de grondigheid per stap zal verschillen per benchmark en per versie van de benchmark die u uitvoert. Hoe vaker u de benchmark herhaalt, hoe gemakkelijker het wordt en hoe kleiner elke stap zal zijn.

Er zit veel meer achter deze 7 stappen dan we in dit artikel kunnen uitleggen. Maar als u deze stappen in de aangegeven volgorde gebruikt, dan zult u zeker keer op keer een succesvol benchmarkingproject creëren, in tijd, in budget en in aantal deelnemers.

Probeer het gewoon eens. Succes.

1 Osterwalder & Pigneur (2010), Business Model Generation: A Handbook for Visionaries, Game Changers, and Challengers, John Wiley & Sons Inc. Hoboken New Jersey

Leer meer

Andere artikelen die wellicht interesseren

Voeg als branchevereniging waarde toe aan uw dienstverlening met benchmarking

Benchmarking is in. Althans binnen grote bedrijven is benchmarking gemeengoed geworden. Ontwikkeld als managementtool door Xerox...

5 Redenen Waarom Verenigingen Benchmarking Aanbieden aan Leden

Veel bedrijven weten al hoe ze benchmarking moeten uitvoeren, maar missen soms de benodigde gegevens om nauwkeurige benchmarks uit te voeren...

Hoe benchmarking brancheverenigingen kan helpen geld te verdienen en leden aan te trekken

Het is interessant om op te merken dat veel van de redenen waarom bedrijven lid worden van een vereniging correleren met redenen om te benchmarken...

Hoe wij jouw ondersteunen

Wij geloven dat het uitvoeren van benchmarkonderzoeken veel eenvoudiger, goedkoper en efficiënter kan door professionele automatisering. Hierdoor ervaren deelnemers ook meer toegevoegde waarde door beter inzicht en snellere besluitvorming.

  • Meer dan 15 jaar ervaring met benchmarken
  • Hulp bij implementatie van de vragenlijst
  • Ondersteuning bij analyse en rapportage van de resultaten
  • Training voor jouw zodat je zelf je benchmark kan uitvoeren
×